La gestione elettronica dei documenti è la risposta all'esigenza delle aziende che necessitano di ottimizzare la gestione delle informazioni aziendali. E' infatti possibile gestire i processi aziendali automatizzando procedure e realizzando archivi digitali web dove poter conservare i propri documenti.
La dematerializzazione, ovvero la scansione del documento cartaceo per la generazione del documento elettronico e la sua trasmissione e gestione per via informatica e telematica, rappresenta un’opportunità e uno strumento per realizzare innovazione sia nei processi interni di ogni azienda sia nei rapporti b2b e b2c, ai fini di semplificazione, riduzione dei costi, più agevole accessibilità ai documenti e procedimenti.
Sulla base di quanto previsto dal DMEF n. 55 del 3 aprile 2013, a partire dal 6 giugno 2014 l’invio della FatturaPA tramite il SdI è obbligatorio per i Ministeri, le Agenzie Fiscali e gli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale. Per tutte le altre pubbliche amministrazioni l’obbligo è a decorrere dal 15 marzo 2015.
La conservazione sostitutiva è il passaggio successivo all'archiviazione elettronica dei dati, e presenta notevoli benefici, in particolare per enti e aziende che producono elevate quantità di documenti fiscalmente rilevanti che devono essere, a norma di legge, conservati per più anni. Interviene sia nel ciclo attivo sia nel ciclo passivo. Conservare digitalmente significa, in sintesi, sostituire i documenti cartacei con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. L'applicazione della conservazione sostitutiva ai processi aziendali consente di non emettere più documenti cartacei (dematerializzazione); per i documenti già prodotti, si parla invece di smaterializzazione.
Servizio attivabile per tutti i casi in cui i documenti devono essere inviati nella modalità cartacea tradizionale, eFact effettua il servizio di stampa, imbustamento e consegna al vettore postale con livelli di servizio stabiliti congiuntamente con il Cliente. Un sistema di reportistica permette al Cliente di avere una visione sempre aggiornata dello stato di lavorazione dei fussi e dei documenti inviati.
I servizi di delivery multicanale permetto la pubblicazione dei documenti sul portale eFact, invii massivi via eMail, via Pec, l'esposizione dei documenti attraverso web service. La pubblicazione web dei documenti permette, ad esempio, di inviare una semplice e-mail, priva di qualsiasi allegato, contenente un link al portale eFact dal quale il cliente o il fornitore può comodamente consultare e ricercare il documento in oggetto e tutti quelli di sua pertinenza (es.: fatture, ordini, ecc).
PEC è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata. È un sistema di "trasporto" di documenti informatici del tutto simile alla posta elettronica "tradizionale", cui però sono state aggiunte le caratteristiche per garantire agli utenti la certezza, a valore legale, dell'invio e della consegna dei messaggi e-mail al destinatario. La PEC può essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni e documenti in formato elettronico (eventualmente come allegati al messaggio). Consente di certificare l'invio, l'integrità e l'avvenuta consegna del messaggio scambiato tra il mittente e il destinatario.
- Servizi - Paperless solutions